Bagus Putra Mayani

1. Modul

·         Modul surat masuk

·        Modul surat keluar

·        Modul pemberkasan terhadap surat-surat.

·        Moduk Integrasi Notifikasi Email Masuk dengan SMS

·        Modul user e-surat

·        Modul disposisi, pendistribusian surat masuk dari atasan ke bawahan

·        Modul tembusan(CC)

2.  Pengguna sudah terdaftar pada aplikasi e-surat ini, pengguna yang bisa mengakses adalah pegawai SKPD pemerintahan. Pegawai bisa melakukan penerimaan surat dan pengiriman surat antar pegawai SKPD pemerintahan, apabila ada surat masuk maka akan ada notifikasi melalui SMS dengan memasukkan nomor handphone pegawai sebelumnya. Selain itu pegawai dapat menggunakan fitur disposisi sehingga dapat memudahkan distribusi pengiriman surat dari atasan ke bawahan. Bentuk dari aplikasi akan seperti gmail ataupun yahoo mail

3. Ruang Lingkup

            Fungsi :

Kinerja :

Batasan :

4. KAK

5. Tim

·         Ketua tim (Project Manager)

    Ketua tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 4 (empat)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai,

·         Sistem Analis

    Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

·         Web Designer

    Web Designer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

·         Web Developer

     Web Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

·         Database Developer

    Database developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.

·         Trainers

    Trainers yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.

Project Charter Document

Project Name: Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat Berbasis Web

Company : Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat

Focus Area: Pembuatan Website

Product/Process: Website

Project Time : 28 Maret 2016 sampai 7 Juli 2016

Cost Estimation : Rp. 675.000.000

Prepared By

Project Charter Version Control

======================================================================= 

TABLE OF CONTENTS

1       PROJECT CHARTER PURPOSE

2       PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

3       PROJECT OVERVIEW

4       PROJECT SCOPE

4.1          Goals and Objectives

4.2       Departmental Statements of Work (SOW)

4.3          Organizational Impacts

4.4          Project Deliverables

4.5          Deliverables Out of Scope

4.6          Project Estimated Costs & Duration

5       PROJECT CONDITIONS

5.1          Project Assumptions

5.2          Project Issues

5.3          Project Risks

5.4          Project Constraints

6       PROJECT STRUCTURE APPROACH

7       PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS

8     PROJECT REFERENCES

9       APPROVALS

 ======================================================================= 

1          PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website. Website akan berisi tentang pengelolaan administrasi kepegawaian dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi Jawa Barat. Dimana para pegawai dapat megelola menyimpan data kepegawaian serta administrasi lainnya seperti kenaikan pangkat, input nilai DP3, kenaikan gaji berkala, pengajuan cuti, mutasi internal, serta absensi pegawai secara mudah serta melihat laporan data yang dikelola oleh pegawai dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi Jawa Barat.

======================================================================= 

2          PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

•     Project goals

•     Objectives

•     Scope

•     Assumptions

•     Risks

•     Costs

•     Timeline

•     Approach

•     Organization

======================================================================= 

3          PROJECT OVERVIEW

Tujuan dari proyek ini adalah memudahkan pegawai dalam mengelola menyimpan data kepegawaian serta administrasi lainnya seperti kenaikan pangkat, input nilai DP3, kenaikan gaji berkala, pengajuan cuti, mutasi internal, serta absensi pegawai serta memudahkan pegawai dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi Jawa Barat dalam melihat laporan data kepegawaian yang mereka miliki. Aplikasi web akan dibangun menggunakan metode MVC(Model View Controller) sehingga memudahkan pengelolaan backend dari website yang ada framework MVC yang digunakan adalah Laravel serta untuk tampilan website akan menggunakan framework Bootstrap.

Implementasi aplikasi website akan diletakkan pada server Indonesia guna meminimalisir biaya yang dikeluarkan namun tetap sesuai dengan apa yang diharapkan. Stakeholder juga mendapatkan rasa aman karena jika aplikasi di tanam pada server milik dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi Jawa Barat terdapat resiko-resiko yang tidak ada jaminannnya.

======================================================================= 

4          PROJECT SCOPE

4.1      Goals and Objectives

======================================================================= 

4.2      Departmental Statements of Work (SOW)

4.3      Project Deliverables

======================================================================= 

4.4      Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian sistem tidak menangani administrasi keuangan Dinas tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Barat termasuk penggajian pegawai dan masalah keuangan lainnya.

======================================================================= 

4.5      Project Estimated Costs & Duration

======================================================================= 

5          PROJECT CONDITIONS

5.1      Project Assumptions

•     Proyek ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat website untuk memudahkan mengelola data kepegawaian dinas tenaga kerja dan transmigrasi provinsi Jawa Barat.

======================================================================= 

5.2      Project Issues

======================================================================= 

5.3      Project Risks

======================================================================= 

5.4      Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

•      Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi web yang pengelolaan data kepegawaian tidak termasuk administrasi keuangan.

•      Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

•      Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

•      Tingkat sekuritas aplikasi web hanya menggunakan username dan password.

======================================================================= 

6          Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karena dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokumen kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web pengelolaan administrasi kepegawaian.

======================================================================= 

7          Project Team Organization Plans

8          APPROVALS

Prepared by   Bagus Putra Mayani, Kevin Arditya

Approved by