UTS MPPL F - 5113100125 - Bagus Putra Mayani
19.38
1. Modul
·
Modul surat
masuk
·
Modul surat
keluar
·
Modul pemberkasan
terhadap surat-surat.
·
Moduk Integrasi Notifikasi Email Masuk dengan SMS
·
Modul user e-surat
·
Modul disposisi, pendistribusian surat masuk dari
atasan ke bawahan
·
Modul tembusan(CC)
2. Pengguna sudah terdaftar pada aplikasi e-surat
ini, pengguna yang bisa mengakses adalah pegawai SKPD pemerintahan. Pegawai
bisa melakukan penerimaan surat dan pengiriman surat antar pegawai SKPD
pemerintahan, apabila ada surat masuk maka akan ada notifikasi melalui SMS
dengan memasukkan nomor handphone pegawai sebelumnya. Selain itu pegawai dapat
menggunakan fitur disposisi sehingga dapat memudahkan distribusi pengiriman
surat dari atasan ke bawahan. Bentuk dari aplikasi akan seperti gmail ataupun
yahoo mail
3. Ruang
Lingkup
Fungsi :
·
Mengelola
surat masuk di lingkungan SKPD
·
Mengelola
surat keluar di lingkungan SKPD
·
Memberikan
notifikasi email masuk melalui SMS
·
Mengelola
pendistribusian surat masuk dari atasan ke bawahan
·
Menyediakan
fitur tembusan (CC) untuk mengetahui pendistribusian surat
Kinerja :
·
Dapat
Diakses Ketika Jam Kerja 07.00 – 17.00
·
Diakses
oleh pegawai pemerintahan kota/kabupaten
Batasan :
·
Aplikasi
berbentuk website dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql
·
Hanya
pegawai pemerintahan yang dapat mengakses e-surat
4. KAK
PERIHAL
|
PENJELASAN
|
|
1
|
Latar Belakang
|
Surat menyurat pada
instansi pemerintahan sudah menjadi rutinitas yang wajib. Penggunaan kertas
masih menjadi media umum pada pengiriman informasi, namun dengan
berkembangnya teknologi sistem pendistribusian surat sudah menjadi hal yang
lumrah untuk dibuatkan aplikasi untuk mempermudah serta mempercepat penerimaan
maupun pengiriman surat. Sehingga dibutuhkan aplikasi untuk menyediakan
kebutuhan diatas.
|
2
|
Maksud dan Tujuan
|
·
Memudahkan pendistribusian pengiriman surat dari atasan ke bawahan
·
Mengelola surat masuk kepada pengguna
·
Mengelola surat keluar dari pengguna
·
Menyediakan push notification melalui
SMS apabila ada surat masuk
|
3
|
Sasaran
|
Tersedianya aplikasi
e-surat berbasis web ini sehingga dapat mendukung pelaksanaan dan fungsi
kantor imigrasi Surabaya
|
4
|
Nama dan Organisasi
Pengguna Jasa
|
Kantor Imigrasi Surabaya
|
5
|
Sumber Pendanaan
|
APBD Tahun Anggaran
2016 dengan biaya sekitar Rp. 100.000.000 (seratus juta rupiah) termasuk pajak-pajak yang membebaninya.
|
Lingkup, Lokasi,
Fasilitasi dan Alih Pengetahuan
|
a. Lingkup
Kegiatan
1. Pengembangan
modul-modul utama pada aplikasi e-surat berbasis web sebagai berikut:
a. Mendaftar yang merupakan suatu modul untuk
menangani pendaftaran pengguna baru.
b. Masuk yang merupakan suatu modul untuk log in
atau masuk kedalam web.
c. Modul pembuatan surat
untuk mengirim surat
d. Modul penerimaan surat
dimana menampilkan surat yang ada
e. Modul disposisi, dimana
mengirimkan surat untuk mengirim surat dari atasan ke bawahan
2. Membuat
dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk web sistem informasi
kepegawaian dinas tenaga kerja dan transmigrasi pem yang dibangun meliputi:
a. User Requirement
b. User Interface
c. Testing (Case Test, Unit Test, Integration
Test, Acceptance Test)
d. Database Dictionary
e. Database Security
f.
Security Level
g. Form Input/Output
h. Source code
i.
User Manual
3. Pengadaan Server
(hardware)
b. Lokasi Kegiatan
Kantor Imigrasi
Surabaya
Jl. Letjen S Parman 58 A, Waru, Sidoarjo
Sub-Distrcit, East Java
c. Data dan
fasilitas Penunjang
1. Laporan dan Data
Data pegawai dinas tenaga kerja dan
transmigrasi provinsi jawa barat
2. Akomodasi ruang dan kantor
Sebuah
ruang untuk menaruh server dan terdapat koneksi internet (dapat berupa hotspot
maupun kabel internet)
3. Staf admin
3
orang admin yang bertugas untuk memantau kegiatan penggunaan aplikasi e-surat
d. Alih
Pengetahuan
Penyedia
jasa harus mengadakan pelatihan, semacam kursus singkat diskusi, dan seminar
terkait dengan tata cara penggunaan aplikasi serta cara kerja dari seorang
admin dan bagaimana sebuah admin dapat mengawasi kegiatan jalannya aplikasi
|
5. Tim
·
Ketua
tim (Project Manager)
Ketua
tim disarankan seorang saja, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan
perguruan tinggi yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam
pelaksanaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi
sekurang-kurangnya 4 (empat)tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah
memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan
pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai,
·
Sistem
Analis
Sistem
analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata
satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi
A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang
pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base
sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
·
Web Designer
Web Designer
yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan
tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan
pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
·
Web Developer
Web Developer
yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan
tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan
pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun.
·
Database Developer
Database developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya
setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang
terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 3 (tiga)
tahun.
·
Trainers
Trainers
yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan
tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan
pengalaman sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.
0 komentar